POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE PORTANT SUR LES DONNEES PERSONNELLES RELATIVES AUX CANDIDATS FI MATCH
PRESENTATION FI GROUP / MENTIONS LEGALES
F Iniciativas (FI Group)
Société par Actions Simplifiées
Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX
Inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 499 154 557
Au capital social de 210 200€
TVA : FR90 499 154 557
Tél : +33 (0)1 80 18 88 00
Fax : +33 (0)1 80 18 88 01
Email : contact@fi-group.com

INTRODUCTION

F. INICIATIVAS, société spécialisée sur le marché du financement de l’innovation, a à cœur de respecter les obligations permettant la protection du droit des personnes.

Depuis l'entrée en application le 25 mai 2018 du Règlement Général UE 2016/679 sur la protection des données personnelles, les entités traitant ces données doivent être en conformité avec ce texte.

Au titre de ce Règlement et dans le cadre de la gestion des recrutements, F. INICIATIVAS revêtira la qualité de responsable de traitement des données personnelles. Les Candidats revêtent, quant à eux, la qualité de Personnes concernées.

F. INICIATIVAS propose à ses clients des services d’assistance à recrutement. Suivant les missions qui lui sont confiées, agissant comme intermédiaire dans le recrutement, elle postera sur ses sites Internet, LinkedIn ou tout autre support qui serait approprié des annonces d’emploi correspondant aux attentes de ses clients et elle entrera en contact avec des candidats potentiels. Le cas échéant, elle mettra en contact le Candidat sélectionné avec l’employeur potentiel. Dans le cadre de la gestion de ses prestations d’assistance à recrutement, F. INICIATIVAS a choisi de recourir au service d’un prestataire Teamtailor afin de disposer d’un outil permettant une gestion et un suivi simplifié des candidatures et recrutements (l’Outil).

Dans cet esprit, la présente politique, a pour objectif d’informer les Candidats de l’ensemble des pratiques mises en place dans le traitement des données à caractère personnel traitées via l’Outil afin de leur offrir la protection la plus adaptée.

ARTICLE 1 – DEFINITIONS
1.Candidat(s) : Personne(s) physique(s) dont les Données sont communiquées et/ou collectées directement ou indirectement par F. INICIATIVAS en vue de faire l’objet d’un recrutement professionnel.
2. Donnée(s) personnelles(s) ou Donnée(s) : telles que définies par l’article 4 du RGPD ; dans ce cadre toute information se rapportant à une personne physique identifiée (directement avec nom et prénom par exemple) ou identifiable (indirectement avec un numéro de téléphone, une adresse postale ou un courriel par exemple).
3. Jours ouvrés : jour(s) du lundi au vendredi compris, à l’exclusion des jours fériés légaux.
4. Politique : la présente politique indiquant les moyens mis en œuvre par F. INICIATIVAS afin de protéger les Données personnelles.
5. Responsable de traitement : désigne F. INICIATIVAS.
6. RGPD : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 qui est entré en application le 25 mai 2018 tel que transposé dans la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.
7. Sous-traitant : désigne le prestataire qui traite les données personnelles pour le compte de F. INICIATIVAS.
8. Sous-traitant ultérieur : Un tiers désigné par le Sous-traitant pour l’assister dans le cadre des missions qui lui sont confiées par le Sous-traitant.
9. Traitement : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur une Donnée personnelle, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
10. Faille de sécurité : faiblesse dans le système de protection des données personnelles permettant à une personne de porter atteinte à l'intégrité de ce système de protection, c'est-à-dire à son fonctionnement, à la confidentialité ou à l'intégrité des données protégées. Une faille de sécurité n’aboutit pas automatiquement à une Violation des Données personnelles.
11. Violation des Données Personnelles : accès non autorisé à des Données personnelles ou atteinte à leur sécurité qui entraîne de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées de quelque façon que ce soit.

ARTICLE 2 – OBJET DE LA POLITIQUE
La Politique a pour objet de définir les conditions dans lesquelles F. INICIATIVAS traite les Données personnelles des Candidats, collectées directement auprès d’eux ou par l’intermédiaire d’un tiers tel que défini ci-après.

ARTICLE 3 – COLLECTE, TRANSMISSION ET UTILISATION DES DONNÉES
Le Responsable de traitement doit avertir les personnes concernées par les opérations de Traitement au moment de la collecte des données si celle-ci est directe ou dès que possible (notamment lors du premier contact avec la personne concernée) lorsque la collecte est indirecte.

Le Responsable de traitement doit avertir les personnes concernées par les opérations de Traitement au moment de la collecte des données si celle-ci est directe ou dès que possible (notamment lors du premier contact avec la personne concernée) lorsque la collecte est indirecte.

• Quand F. INICIATIVAS collecte-t-elle des Données ?
  • Collecte des Données directement auprès des Candidats

Des Données personnelles sont collectées auprès des Candidats lorsque ces derniers :

• Adressent une candidature en renseignant leur nom, prénom, CV et le cas échéant lettre de motivation ou tout autre document qui aurait un intérêt professionnel dans le cadre de la candidature, directement sur la page FI Match ou lors d’évènements publics (comme la tenue de salon) ; et/ou
• Adressent une candidature en renseignant leurs données personnelles via une source professionnelle tierce, comme LinkedIn ; et/ou
• Adressent une candidature spontanée en créant un espace candidat sur la page FI Match et complètent les Données le concernant ; et/ou
• S’abonnent à des newsletter portant sur des offres d’emploi en créant un espace candidat.

Dans l’hypothèse où le Candidat choisit de postuler au moyen d’une identification via LinkedIn et de façon générale de tout réseau social professionnel, il est informé que les Données provenant du réseau social concerné seront communiquées à F.INICIATIVAS dans le cadre du processus de recrutement. Le Candidat est invité à consulter les politiques de confidentialité desdits tiers.

• Collecte des Données via « chasse directe » ou « recommandation »

F. INICIATIVAS traite les Données personnelles des Candidats afin d’étudier leurs candidatures dans le cadre d’un processus de recrutement pour lequel F. INICIATIVAS est missionné et le cas échéant transmettre la candidature à un employeur potentiel.

Les Données seront collectées et enregistrées dans l’Outil, dont l’utilisation permet de faciliter la gestion et le suivi des candidatures, de maitriser et gérer les relations et interactions avec les Candidats et les consultants en charge du service FI Match.

En outre, le traitement des Données permet au Candidat de s’inscrire à des newsletters et également à F.INICIATIVAS de réaliser des statistiques anonymes.

• Fondement – licéité

Le Candidat, en postulant à une offre d’emploi, en souscrivant au service d’abonnement via la création d’un espace candidats, et/ou en utilisant l’espace candidats, consent de manière expresse et non équivoque à la collecte des Données renseignées lors de la candidature ou lors de l’utilisation de l’espace candidat.

Le Candidat qui aura fait l’objet d’un sourcing ou d’une recommandation est informé que F. INICIATIVAS dispose d’un intérêt légitime à traiter les Données sur l’Outil dès lors qu’elles sont accessibles publiquement sur les sites Internet, mobile ou application ou transmises par un tiers dans le cadre d’une recommandation.

• Catégories et détail des Données collectées

Conformément au principe de finalité, F. INICIATIVAS s’engage à demander au Candidat uniquement les Données nécessaires dans le cadre du processus de recrutement. En outre, conformément au principe de minimisation, F. INICIATIVAS s’engage à solliciter auprès du Candidat le minimum d'informations nécessaires et à les utiliser uniquement dans le cadre du processus de recrutement.

Dans l’hypothèse où les Données sont collectées par F.INICIATIVAS par l’intermédiaire d’un tiers, le Candidat est informé que F. INICIATIVAS traitera les Données indiquées ci-après.

Le détail est indiqué ci-dessous :

Types de données à caractère personnel traités

Détail des données dont F. INICIATIVAS a besoin

Il appartient au Candidat de fournir uniquement les informations nécessaires

Coordonnées personnelles

• Nom, prénom

• Adresse mail

• Adresse postale

• Numéro de téléphone

• Photos (si adressée sur le CV)

Données relatives au parcours professionnel

• CV

• Diplômes

• Fonction, société(s) employeur(s)

• Attestations éventuelles

• Autres données collectées via les sociétés tierces telles que Linkedin

• URL d’accès vers le(s) site(s) personnel(s) du Candidat (tels que ResearchGate, page Googlescholar, ..)

Données de connexion sur l’espace candidat

• Adresse IP

• Logs

• Exploitation des cookies (Teamtailor)

• Historique informatique sur l’espace candidat

Données relatives aux entretiens entre F. INICIATIVAS et le Candidat

• Fiches de synthèse des entretiens portant sur le parcours professionnel du Candidat

• Retour de l’employeur potentiel sur le parcours professionnel du Candidat

• Conclusion de la mission de recrutement (Candidat retenu ou non retenu par l’employeur potentiel)

• Destinataires des Données

Sont destinataires des Données collectées :

• Le personnel de F.INICIATIVAS en charge de la prestation d’assistance au recrutement ;
• Un(des) recruteur(s) potentiel(s) ;
• Le Sous-traitant Teamtailor développeur et en charge du bon fonctionnement de l’Outil ;
  • La liste des Sous-traitants ultérieurs est disponible ici List of sub-processors for customers using our EU Region | Teamtailor Support.
• Le Sous-traitant MICROSOFT dans le cadre de l’utilisation des outils de communication tels que Teams : Vue d’ensemble du Centre de gestion de la confidentialité Microsoft | Centre de gestion de la confidentialité Microsoft .

• Nature des Traitements réalisés sur les Données personnelles

☒ Adaptation

☒ Analyse

☒ Collecte

☒ Communication

☒ Consultation

☒ Conservation

☒ Destruction

☒ Enregistrement

☒ Extraction

☒ Organisation

☒ Récupération

☒ Structuration

• Transfert des Données hors Union Européenne

Dans l’hypothèse où les Données étaient transférées en dehors de l’Union Européenne, le transfert serait encadré par les clauses types approuvées par la Commission européenne ou à défaut vers un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.

ARTICLE 4 – SOUS-TRAITANCE
Le Candidat est informé que F. INICIATIVAS a recours à des Sous-traitants qui sont listés ci-dessous :
o Teamtailor développeur et en charge du bon fonctionnement de l’Outil ;La liste des Sous-traitants ultérieurs de Teamtailor est disponible ici : List of sub-processors for customers using our EU Region | Teamtailor Support.
o Le Sous-traitant MICROSOFT dans le cadre de l’utilisation des outils de communication tels que Teams ; 
F.INICIATIVAS s’assure que ses Sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le Traitement, dans le cadre du processus de recrutement, réponde aux obligations en matière de protection des données.
Dans l’hypothèse où F. INICIATIVAS signe un contrat avec un nouveau Sous-traitant, le Candidat est informé que le nouveau Sous-traitant sera intégré à la présente politique de confidentialité en qualité de destinataires des Données.

ARTICLE 5 – CONTACT ET EXERCICE DES DROITS DES CANDIDATS
Dans l’hypothèse où le Candidat souhaite des précisions ou des informations supplémentaires, il peut contacter F. INICIATIVAS aux coordonnées suivantes : dpo@fi-group.com
Le Candidat est informé qu’il dispose de droits :
- Communication d’une copie des Données traitées ;
- Droit de rectification si les Données sont inexactes ;
- Droit à l’effacement ;
- Droit d’opposition au traitement dès lors que F.INICIATIVAS a collecté les Données par intérêt légitime ;
- Droit de révoquer son consentement ;
- Droit à la portabilité.
qu’il peut exercer auprès de F. INICIATIVAS, en :
- complétant le formulaire disponible sur le site FI Match: Recrutement en R&D&I - FI Match (fi-group.com)
- ou en cas de difficultés, complétant le formulaire disponible sur le site Internet de F. INICIATIVAS: Démarche données personnelles - FI Group France (fi-group.com)
Dans l’hypothèse où le Candidat exerce un droit d’effacement, d’opposition ou de révocation de son consentement, il est informé qu’il ne pourra plus postuler aux offres accessibles sur l’Outil.
Enfin, le Candidat est informé qu’il dispose du droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente (la CNIL) s’il considère que le traitement desdites données personnelles enfreint la loi et la réglementation applicable en matière de données personnelles.

ARTICLE 6 – DUREE DE CONSERVATION
Dans l’hypothèse où les Données sont confiées directement par le Candidat à F.INICIATIVAS, le Candidat est informé que les Données sont conservées pendant une durée initiale de vingt-quatre (24) mois à compter du dernier contact.
A l’issue des vingt-quatre (24) mois, F. INICIATIVAS adressera un courrier électronique aux termes duquel il informera que les Données seront automatiquement supprimées, à moins que le Candidat autorise F. INICIATIVAS à conserver les Données, pendant une nouvelle période de vingt-quatre (24) mois.
Dans l’hypothèse où les Données du Candidat sont confiées par un tiers ou « sourcées » par F.INICIATIVAS auprès d’un tiers, le Candidat est informé que les Données sont conservées pendant une durée de quatre-vingt-dix (90) jours à compter du dernier contact. A l’issue des quatre-vingt-dix (90) jours, les Données seront automatiquement supprimées.

ARTICLE 7 – RESPONSABILITE DU CANDIDAT
Le Candidat est seul responsable des Données qu’il fournit à F. INICIATIVAS et de leur exactitude. Il appartient au Candidat de fournir uniquement les informations strictement nécessaires au processus de recrutement.
En outre, il est seul responsable de la conservation sécurisée de ses identifiant ou mot de passe. Il s’engage à avertir immédiatement F. INICIATIVAS en cas de vol, perte ou suspicion d’utilisation frauduleuse de ses identifiant et mot de passe. Dans ce cadre, il est informé que F. INICIATIVAS pourra bloquer les accès à son compte et le cas échéant le supprimer.
De la même manière, le Candidat est informé qu’en cas de doute de F.INICIATIVAS quant à l’identité de la personne utilisatrice de son compte, F. INICIATIVAS pourra bloquer ses accès.

ARTICLE 8 - MESURES DE SÉCURITÉ A LA CHARGE DE F. INICIATIVAS
F. INICIATIVAS veille à assurer une sécurisation adaptée au Traitement.
F. INICIATIVAS s'engage à respecter et à faire respecter par son personnel la confidentialité des Données personnelles.
En outre, F. INICIATIVAS s'engage à former son personnel sur le thème des Données personnelles afin de les sensibiliser au mieux sur ce sujet.

ARTICLE 9 - DONNEES AGREGEES (DONNEES PERSONNELLES NON IDENTIFIABLES)
Les données agrégées sont des données compilées à partir d’informations collectées par le biais de l’Outil et peuvent, par exemple, consister en des statistiques de trafic Internet ou de provenance des candidatures dans le cadre de l’utilisation de l’Outil. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes individuelles et ne sont donc pas des données à caractère personnel.

ARTICLE 10 – VIOLATION DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans l’hypothèse d’une violation avérée en matière de sécurité des données personnelles, F. INICIATIVAS avertira le Candidat conformément à la législation applicable.

ARTICLE 11 – COOKIES
Le Candidat est informé que l’espace candidat et la page Recrutement en R&D&I - FI Match (fi-group.com) sont hébergés par le prestataire Teamtailor et coédités par F. INICIATIVAS et Teamtailor. Dans ce cadre, Teamtailor dépose des cookies sur les terminaux des candidats dans le but d’améliorer l’utilisation de l’Outil et établir des statistiques. Les Candidats ont la possibilité de paramétrer les cookies par l’intermédiaire de la fenêtre “informations cookies” qui s’ouvre à la première connexion. Les Candidats peuvent consulter la politique cookies rédigée par Teamtailor accessible

Politique relative aux cookies - FI Match (fi-group.com)

 

ARTICLE 12 - DUREE – EVOLUTION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
La Politique a vocation à s’appliquer pour la durée de conservation des Données.
Sur demande du Candidat, F. INICIATIVAS s’engage dès que possible et dans un délai maximum d’un (1) mois à détruire les Données personnelles sous réserve des obligations légales qui lui incombe. Une fois le délai légal expiré, les Données personnelles seront détruites.
Cette destruction deviendra irrévocable à l’expiration de la dernière sauvegarde informatique.
Dans l’hypothèse où F. INICIATIVAS met à jour la présente politique, le Candidat sera informé de ladite évolution par courriel. Dans l'hypothèse où le Candidat serait en désaccord avec cette mise à jour, il reste libre de demander la suppression de ses Données et le cas échéant de son compte candidat.

ARTICLE 13 – CONTESTATIONS
La présente politique de confidentialité est régie par le droit français.
Pour toutes contestations, le Candidat peut se tourner vers l'autorité compétente : cnil.fr.